Christian von Schassen
Christian von Schassen Director Enabling Services
18. September 2018 in

Deutsch Insider

Die 10 häufigsten Probleme und Lösungen im E-Commerce-Projektmanagement (Teil 1)

Vom Klassiker bis hin zum Überraschungsgast

Von bekannten Patzern und Schwachstellen, die immer wieder vorkommen, bis hin zu Aspekten, die für ein rund laufendes Projektmanagement beim Großteil der Unternehmen komplett übersehen werden: Hier sind die ersten 5 von unseren 10 Top Projektmanagement Fauxpas, die nicht nur den im Projekt Involvierten ordentlich Kopfschmerzen bereiten sondern auch richtig Geld kosten können. 

Welche Schwachstellen gibt es in fast jedem Unternehmen?

1. Ein Projekt ohne Vision ist wie Stochern im Nebel

Vereinfacht gesagt: Dies sind die Fragen, die Du Dir stellen solltest bevor ein Projekt beginnt:

  • Warum ist dieses Projekt sinnvoll und wie trägt es zum Unternehmenserfolg bei?
  • Kann man sich das Projekt sparen, da es nicht auf die Strategie einzahlt?

Blogpost-Fail-Vision

Wenn Du die Frage nach der strategischen Relevanz positiv beantwortet hast, dann hilft es ungemein den Teams zu vermitteln, was erreicht werden soll und was ihre Arbeit in dieser Hinsicht bewirken kann. So werden im Projektteam relevantere Entscheidungen getroffen. Der Business Value einzelner Features kann durch besser bewertet und eingetretene Probleme können sinnvoller gelöst werden.

 

Auch die Motivation der beteiligten Mitarbeiter profitiert von einer klaren Vision. Vergleiche:

  1. Wie man Teammitglieder ermüdet:
    Man nehme eine Liste von trockenen Anforderungen ohne sinnstiftende Klammer
  2. Wie man Teammitglieder begeistert:
    Man setzt auf eine von allen Beteiligten verstandene und getragene Zielsetzung, die dann als i-Tüpfelchen noch zu besseren Arbeitsergebnissen führt.

Das gleiche gilt übrigens auch für Dienstleister. Diese werden oft außen vor gelassen und nicht in die Zielsetzung eingeweiht. Die Rolle des reinen Umsetzers ist kontraproduktiv, denn sie profitieren wie die internen Kollegen von mehr Wissen und treffen so bessere Entscheidungen im Sinne des Projekterfolgs.

2. Von Eitelkeit geprägte Make-or-Buy-Entscheidung

Dieses Phänomen findet man häufig in Unternehmen mit einer starken IT-Abteilung oder einem hohen Grad an Selbstorganisation. Eine “Lass uns das mal selber machen, wir können das am besten”-Mentalität führt regelmäßig zur kompletten Überschätzung der eigenen Möglichkeiten als Team. Die Konsequenzen sind oft überschrittene Deadlines und Projektbudgets, gestrichene Features, aufwändige Instandhaltung bis hin zu unmöglicher Weiterentwicklung der Software. Besonders “spannend” wird es, wenn maßgeblich beteiligte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Das Ergebnis kann sich ganz schnell ein absolutes und geschäftskritisches Risiko verwandeln.

 

Was tun, wenn man sich bereits entschieden hat und auf einer Eigenentwicklung arbeitet?
Eine regelmäßige Schulung aller Teammitglieder und eine sehr saubere Dokumentation helfen das Wissen zu verankern. Regelmäßiges Refactoring trägt dazu bei, die technischen Schulden abzubauen, reduziert jedoch auch nachhaltig die Entwicklungskapazität des Teams für neue Features. Trotz aller Risiken und der aufwendigen Instandhaltung, kann sich eine Eigenentwicklung in bestimmten Fällen sogar lohnen. Dann nämlich, wenn ein Unternehmen ein kompetent aufgestelltes Team gepaart mit einem sehr spezifischen Use Case hat, der mit Standard-Software nicht abzudecken ist - oder man benutzt eine individualisierbare Lösung, wie das Spryker Commerce OS. ;)

Wenn die Entscheidung noch ansteht, sollte man unbedingt business-orientierte Abteilungen einbinden, um den eigenen Ehrgeiz zu bewerten. Häufig führt es zu den besten Ergebnissen eine solide Basis einzuführen und die gewünschten funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen auf dieser Basis selbst zu implementieren.

3. Copy-Paste bringt keinen Mehrwert

Der Wunsch die eigene Strategie neu zu gestalten ist oft einer der Hauptfaktoren für die Durchführung von Projekten. Trotzdem lässt sich immer wieder beobachten, dass Auftraggeber sich dafür entscheiden die bestehenden Prozesse und Funktionalitäten einfach nachzubauen.
Dabei gibt einem ein Neuanfang immer die Möglichkeit zur Reflektion. Was hat man selbst aus dem vorherigen System gelernt? Was kann mit dem neuen System erreicht werden? Und was sollte man dieses Mal getrost lassen?

Erst dadurch ist eine Verbesserung möglich. Mit Hilfe der Fokussierung auf wirklich benötigte Funktionalitäten und der Etablierung von neuen Standards ist es möglich, den Kunden besser zu erreichen und die eigene Produktivität zu erhöhen.

4. Starre Budgetierung behindert Erfolg

Die meisten Projekte werden auf Basis eines Fixpreis-Budgets oder einer strikten ROI-Berechnung kalkuliert. Besonders Unternehmen, die nicht inhabergeführt sind, achten massiv auf ROI. Im Ansatz macht dies gewiss Sinn, denn Unternehmen und etwaige Kunden möchten natürlich wissen, worauf sie sich einlassen und was am Ende dabei rauskommt. Führen eine halbe Million Investment nach sechs Monaten direkt zum Break-Even oder dauert es länger? Das Problem dabei: wenn man mit 20 Prozent mehr Budget eine deutliche bessere Qualität erzielen kann und diese Möglichkeit nicht in Betracht zieht, riskiert man Opportunitätskosten.

Wirklich strategisches Denken geht immer einher mit ständiger Evaluierung und Optimierung. Welche Faktoren geben einem Vorteile im Wettbewerb, reduzieren langfristig die Kosten oder treiben Produktivität voran?

Eine einmalige Kalkulation vor Projektbeginn hilft zur ersten Einschätzung, im Anschluss lohnt es sich die Ressourcen regelmäßig zu überprüfen und Budget nach Bedarf frei zu geben. Manche Maßnahmen sind gar nie abgeschlossen, wie die Weiterentwicklung einer E-Commerce Plattform. Hier muss man heutzutage ständig investieren, um nah an den Kundenbedürfnissen zu bleiben. Denn was hilft ein erfolgreiches Projekt, dass zwei Monate lang perfekt war, aber dann bereits nicht mehr die mittlerweile veränderten Kundenbedürfnisse trifft. Meine Empfehlung: Budgets sowie Start- und Enddaten nur für Projektabschnitte, aber nie für ein gesamtes Unterfangen einplanen.

5. Parallele Vorhaben als Garant für längere Projektlaufzeiten

Projekte laufen nie komplett isoliert ab - gerade im E-Commerce. Es sind Abhängigkeiten zu betrachten und unter Umständen Prozesse und beteiligte Nachbarsysteme anzupassen. Was man jedoch vermeiden sollte, ist einen neuen Shop zu launchen und gleichzeitig das Produkdatenmanagement, Warenwirtschaftssystem, Fulfillment, die Logistik, Lagerhaltung & Co parallel neu organisieren. Da viele Systeme und Teams miteinander kommunizieren, wird es zu Reibungen kommen. Wartezeiten entstehen, Übergabestellen werden mehrfach definiert und implementiert. Unnötiger Mehraufwand entsteht. Wenn man nicht anders kann, muss man das in Kauf nehmen und kann es mit Hilfe von guter Kommunikation und untereinander abgestimmten Prioritäten erleichtern.

Der “Wir machen alles in einem Rutsch”-Ansatz sollte daher vermieden werden. Spryker Kunde FOND OF hat es da schlau gemacht. Sie haben den Re-Launch in ihrem kleinsten Shop zuerst begonnen und sammeln so Erfahrung in der Integration zwischen den beteiligten Systemen. Erst anschließend rollen sie das Spryker Commerce OS nach und nach in ihren weiteren B2C und B2B Zweigen aus.

Doch das ist längst noch nicht alles. Welche Dinge oft nicht angegangen werden und außerdem für Probleme sorgen können, erfahrt ihr nächste Woche im zweiten Teil.

 


 

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